Cómo llevar el control de vencimientos en tu inventario

Si vendes productos con fecha de vencimiento alimentos, medicamentos, cosméticos, suplementos el control de lotes no es opcional. Es una responsabilidad legal y de confianza con tus clientes.

El riesgo de no controlar los vencimientos

• Vender un producto vencido es un riesgo de salud para el cliente y puede resultar en multas, cierres o demandas.
• Tener que tirar lotes enteros porque vencieron antes de venderse es una pérdida directa de dinero.
• No rotar correctamente el stock hace que los productos nuevos salgan antes que los viejos, acelerando el vencimiento de los más antiguos.

El principio FIFO: primero en entrar, primero en salir

La regla de oro en el manejo de inventario perecedero: el producto que entró primero, debe salir primero.

Cuando llega mercadería nueva, colócala detrás de la que ya tienes. Los productos más próximos a vencer deben estar al frente y venderse primero.

Parece obvio, pero cuando hay prisa, se hace al revés y el stock viejo se va al fondo hasta que vence.

Cómo registrar lotes con fechas de vencimiento

Para cada producto que compras, debes registrar:

• Número de lote (del proveedor).
• Cantidad recibida.
• Fecha de vencimiento.
• Fecha de ingreso al almacén.

Con ese registro puedes saber en cualquier momento qué lotes están próximos a vencer.

Las alertas anticipadas: tu mejor herramienta

No esperes a revisar físicamente. Configura alertas para que el sistema te avise cuando un lote está a X días de vencer.

Con anticipación suficiente puedes:

• Hacer una promoción para mover ese stock rápido.
• Devolverlo al proveedor si el contrato lo permite.
• Usarlo internamente antes de que venza.
• Descartarlo con tiempo y registrar la pérdida correctamente.

El descarte de último momento, cuando ya venció, no tiene solución.

Con Suba y el control de lotes

En Suba puedes registrar lotes con fecha de vencimiento por producto. El sistema te alerta automáticamente cuando un lote está próximo a vencer según los días que tú configures. Además, al hacer una venta, sugiere usar primero el lote más antiguo para mantener el FIFO automáticamente.

Qué hacer con los productos que sí vencen

No los escondas. No los pongas en vitrina. Dálos de baja en el sistema con la fecha y la razón. Es una pérdida, pero registrarla correctamente te ayuda a:

• Calcular el impacto de merma en tu rentabilidad.
• Ajustar tu política de compras para comprar menos de ese producto.
• Negociar con el proveedor si los vencimientos son muy frecuentes.