Cómo organizar tu inventario desde cero

Un inventario desorganizado es como manejar con los ojos cerrados. No sabes qué tienes, no sabes qué necesitas pedir y no puedes saber si alguien está cogiendo cosas sin registrarlas.

Si tu inventario es un caos o simplemente no tienes uno, esta guía es para ti.

Paso 1: El conteo físico inicial

Antes de digitalizarse, necesitas saber qué tienes. Haz un conteo físico de todo tu stock:

• Cuenta cada producto por separado.
• Anota la cantidad exacta, no aproximada.
• Si hay lotes o variantes (tamaños, colores), cuéntalos por separado.
• Si encuentras productos vencidos o en mal estado, ponlos aparte.

Este proceso puede tomar medio día o un día completo según el tamaño de tu negocio. Vale la pena hacerlo bien.

Paso 2: Define tus categorías

Agrupa los productos en categorías que tengan sentido para tu negocio:

• Para una bodega: abarrotes, bebidas, limpieza, lácteos, congelados.
• Para una tienda de ropa: camisetas, pantalones, calzado, accesorios.
• Para un restaurante: insumos carnes, insumos vegetales, bebidas, descartables.

Las categorías facilitan la búsqueda y el control por área.

Paso 3: Crea las fichas de producto

Por cada producto necesitas registrar:

• Nombre completo y descripción.
• Categoría.
• Unidad de medida (unidad, kg, litro, caja).
• Precio de costo.
• Precio de venta.
• Código o SKU (si aplica).
• Stock mínimo (punto de alerta).
• Proveedor principal.

Paso 4: Ingresa el stock inicial

Con el conteo físico y las fichas de producto listos, ingresa el stock inicial al sistema. Esto es tu punto de partida.

Paso 5: Establece el proceso de registro

El inventario no se mantiene solo. Necesitas un proceso claro:

• Entradas: cada vez que llega mercadería, se registra inmediatamente.
• Salidas: cada venta descuenta stock automáticamente.
• Devoluciones: se registran como entrada especial.
• Mermas y desperdicios: se registran como salida con motivo.

Si solo haces el inventario inicial y no lo mantienes, en 2 semanas ya está desactualizado.

Las señales de que tu inventario funciona

• Puedes saber en cualquier momento cuánto tienes de cualquier producto sin ir a verificar físicamente.
• Las alertas de stock mínimo llegan antes de agotarse.
• Los pedidos a proveedores los haces con datos, no con intuición.
• Al hacer un conteo físico mensual, los números coinciden con el sistema.

Con Suba

Al crear tus productos en Suba, el inventario se descuenta automáticamente en cada venta. Puedes ingresar el stock inicial, establecer el mínimo por producto y recibir alertas antes de quedarte sin nada.